Phần 8: Chứng từ nhập khẩu tinh dầu về Việt Nam

Chứng từ nhập khẩu tinh dầu về Việt Nam: Hướng dẫn từ A–Z cho doanh nghiệp và cá nhân

Tinh dầu thiên nhiên đang được sử dụng ngày càng phổ biến tại Việt Nam trong các lĩnh vực: sản xuất mỹ phẩm, xà phòng, dược phẩm, thực phẩm chức năng, và cả spa – chăm sóc sức khỏe. Tuy nhiên, để nhập khẩu tinh dầu một cách hợp pháp, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ và nắm rõ quy trình khai báo hải quan.

Vậy chứng từ nhập khẩu tinh dầu về Việt Nam gồm những gì? Làm sao để đảm bảo thông quan trơn tru, không bị giữ hàng? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ kiến thức cần thiết, từ cơ bản đến chuyên sâu.

1. Tại sao việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ nhập khẩu lại quan trọng?

Việc nhập khẩu tinh dầu không thể tiến hành tùy tiện vì đây là mặt hàng liên quan đến sức khỏe con người. Nhà nước quy định chặt chẽ để đảm bảo:

• Chất lượng tinh dầu phải đúng công bố

• Không chứa tạp chất độc hại, không gây kích ứng nếu dùng trong mỹ phẩm

• Nguồn gốc rõ ràng, minh bạch về xuất xứ, nhà sản xuất

• Đảm bảo an toàn vận chuyển, nhất là với tinh dầu dễ bay hơi hoặc cháy nổ

Nếu thiếu chứng từ hoặc sai lệch thông tin, lô hàng có thể bị:

• Truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính

• Giữ hàng tại cảng nhiều tuần

• Không đủ điều kiện công bố mỹ phẩm / đăng ký sản phẩm

• Tiêu hủy nếu không thể xác minh nguồn gốc, thành phần

2. Danh sách đầy đủ chứng từ nhập khẩu tinh dầu

Dưới đây là bộ hồ sơ tiêu chuẩn để nhập khẩu tinh dầu thiên nhiên nguyên chất về Việt Nam:

🔹 a. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

• Là thỏa thuận mua bán giữa bạn và nhà cung cấp nước ngoài.

• Phải thể hiện rõ: tên tinh dầu (tên INCI và tên thương mại), quy cách (chai, can, phuy), số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện Incoterms (FOB, CIF, DDP…), ngày ký kết.

🔹 b. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Là hóa đơn do bên bán xuất để thể hiện giá trị lô hàng, dùng để tính thuế nhập khẩu và VAT.

• Lưu ý: giá khai báo phải hợp lý, không thấp bất thường (tránh rủi ro bị hải quan ấn định thuế cao hơn).

🔹 c. Phiếu đóng gói (Packing List)

• Mô tả cụ thể hàng hóa: số kiện, kích thước, trọng lượng từng kiện, cách đóng gói (chai nhôm 1 lít, can nhựa 25 lít, phuy 180 kg…).

🔹 d. Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill)

• Là chứng từ vận tải, do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành. Dùng để nhận hàng và khai báo thông tin với hải quan.

🔹 e. Tờ khai hải quan điện tử

• Thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS qua mã số thuế của doanh nghiệp hoặc mã vãng lai cá nhân.

🔹 f. COA – Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis)

• Do nhà sản xuất tinh dầu cung cấp.

• Thể hiện các thông số: độ tinh khiết, chỉ số khúc xạ, tỷ trọng, GC/MS profile (nếu có).

• Là giấy tờ bắt buộc nếu tinh dầu dùng để sản xuất mỹ phẩm hoặc yêu cầu kiểm nghiệm.

🔹 g. MSDS – Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (Material Safety Data Sheet)

• Bắt buộc với mọi loại tinh dầu, vì đây là chất dễ cháy, bay hơi.

• Ghi rõ các cảnh báo an toàn, cách xử lý khi rò rỉ, thông tin về độ ổn định, bảo quản.

🔹 h. C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)

• Không bắt buộc 100% nhưng nên có, giúp giảm thuế nhập khẩu khi sử dụng các Form ưu đãi như:

  • Form E (Trung Quốc)

  • Form AI, AJ (Ấn Độ, Nhật Bản)

  • Form AK (Hàn Quốc)

  • Form AANZ (Úc – New Zealand)…

🔹 i. Tài liệu kỹ thuật – Specification hoặc Datasheet (nếu áp dụng)

• Mô tả đầy đủ thành phần hóa học, phương pháp chiết xuất (steam distillation, cold press…), mùi hương, màu sắc.

• Được yêu cầu khi xin công bố mỹ phẩm hoặc nộp cho trung tâm kiểm nghiệm.

🔹 j. Giấy phép nhập khẩu (nếu áp dụng)

• Nếu tinh dầu nằm trong danh mục cần kiểm dịch thực vật, hoặc là chế phẩm có nguồn gốc động vật, bạn phải xin giấy phép trước.

3. Quy trình nhập khẩu tinh dầu tại Việt Nam

✅ Bước 1: Ký hợp đồng, chốt đơn hàng với nhà cung cấp

Lưu ý:

• Nên chọn nhà cung cấp có thể cung cấp đầy đủ COA/MSDS.

• Chọn hình thức thanh toán an toàn: LC hoặc TT trả chậm.

• Xác nhận họ có thể phát hành C/O nếu bạn cần ưu đãi thuế.

✅ Bước 2: Nhận chứng từ gốc & kiểm tra kỹ

• Hãy kiểm tra mọi thông tin: Tên sản phẩm, mã HS code, đơn giá, dung tích, ngày sản xuất/hết hạn, và các chỉ số trong COA.

✅ Bước 3: Khai báo hải quan

• Sử dụng dịch vụ của Forwarder hoặc khai hải quan điện tử.

• Lựa chọn mã HS code phù hợp: Ví dụ:

  • 3301.29.90: Tinh dầu tự nhiên chưa pha trộn

  • 3301.90.00: Hỗn hợp tinh dầu (mixed essential oils)

✅ Bước 4: Làm kiểm nghiệm (nếu cần)

• Với hàng nhập lần đầu hoặc nghi vấn, hải quan có thể yêu cầu gửi mẫu đi kiểm tra tại Quatest, Vinacontrol, Trung tâm 3…

✅ Bước 5: Nộp thuế – nhận hàng – lưu hồ sơ

• Lưu giữ COA, MSDS, Invoice, C/O bản cứng để phục vụ các bước sau: công bố sản phẩm, đăng ký lưu hành, kiểm tra hậu kiểm.

4. Mẫu COA và MSDS thường được yêu cầu

5. Một số lưu ý đặc biệt

• Không dùng tinh dầu nhập lậu hoặc không rõ nguồn gốc để sản xuất mỹ phẩm vì sẽ không đủ điều kiện công bố.

• Khi ghi COA/MSDS để khai hải quan, cần đúng tên khoa học (Latin) và không ghi mập mờ như “aroma oil” nếu là tinh dầu nguyên chất.

• Nếu bạn mua tinh dầu dạng pha (có dung môi hoặc dầu nền) thì sẽ bị xếp vào nhóm hương liệu hoặc hỗn hợp, cần mã HS khác.

6. Dịch vụ hỗ trợ nhập khẩu tinh dầu

👉 Chúng tôi hỗ trợ trọn gói:

• Tìm nguồn tinh dầu chuẩn COA/MSDS từ Ấn Độ, Pháp…

• Lo hồ sơ nhập khẩu, khai báo hải quan nhanh chóng

• Cung cấp báo giá sỉ theo lít – theo phuy

• Tư vấn mã HS phù hợp và tối ưu thuế

📞 Liên hệ ngay Zalo: 0967 998 868 để được tư vấn miễn phí.

Cần tư vấn thêm về việc kinh doanh tinh dầu thiên nhiên:

1. Đến trực tiếp Công ty tinh dầu oil care  – Đ/c: 197/5 Nguyễn Phúc Chu, Phường 15, Quận Tân Bình, Tp.HCM.

2. Hoặc gọi số: 0967 99 88 68 ( giờ hành chánh) thứ 2 đến thứ 6

Bài viết này có mục đích cung cấp kiến thức chuyên sâu về tinh dầu thiên nhiên cho mọi người không có ý định làm tổn hại hoặc ảnh hưởng đến uy tín của các công ty, cửa hàng tinh dầu khác.

Bản quyền : Hính ảnh, Video và bài viết  này thuộc bản quyền của Công ty tinh dầu Oil care (Oil care.,ltd) mọi sao chép phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Công ty tinh dầu Oil care.

Hãy đọc thêm các chuyên mục kinh doanh tinh dầu  bên dưới, Anh Chị có thể lick vào từng phần đọc nhanh hoặc đọc toàn bộ chuyên mục để có cái nhìn tổng quan về Thị trường tinh dầu tại Việt Nam.

Phần 1: Giá vốn, giá bán, lợi nhuận khi kinh doanh tinh dầu

Giá vốn, giá bán, lợi nhuận khi kinh doanh tinh dầu  (xem tại đây) Sau khi đọc xong phần này Anh Chị sẽ biết tỷ suất lợi nhuận khi kinh doanh tinh dầu, các thuận lợi và khó khăn khi kinh doanh tinh dầu và nên bán những loại tinh dầu thông dụng nào.

Phần 2: Kinh doanh tinh dầu theo kênh nào hiệu quả

Kinh doanh tinh dầu theo kênh nào hiệu quả. (xem tại đây) Sau khi đọc xong phần này Anh Chị sẽ biết ưu nhược điểm của từng kênh kinh doanh tinh dầu tại Việt Nam.

Phần 3: Hướng dẫn kiểm nghiệm tinh dầu và kiểm tra tinh dầu tại nhà 

 Hướng dẫn kiểm nghiệm tinh dầu và cách kiểm tra tại nhà  (xem tại đây) Sau khi đọc xong phần này Anh Chị sẽ biết đâu là tinh dầu nguyên chất, thành phần chính của các loại tinh dầu thông dụng là gì? kiểm nghiệm tinh dầu ở đâu, bao nhiên tiền và cách kiểm tra tinh dầu tại nhà.

Phần 4: Chứng từ nhập khẩu tinh dầu thiên nhiên

Chứng từ nhập khẩu tinh dầu gồm những gì? (xem tại đây) Sau khi đọc xong phần này Anh Chị sẽ biết Nhập khẩu tinh dầu thiên nhiên từ nước ngoài về Việt Nam gồm những chứng từ gì.

Phần 5: Quy cách đóng gói tinh dầu nhập khẩu ấn độ, pháp, đức, ý…

Quy cách đóng gói tinh dầu nhập khẩu ấn độ, pháp, đức, ý... (xem tại đây) Sau khi đọc xong phần này Anh Chị sẽ biết quy cách đóng gói chuẩn của các nước ấn độ, pháp, đức, ý… và quy cách nhập khẩu tinh dầu của Công ty tinh dầu oil care.

Phần 6: Tinh dầu chai nhôm 1 lít nhập khẩu trực tiếp được hay không? 

Tinh dầu chai nhôm 1 lít nhập khẩu trực tiếp được hay không? (xem tại đây) Sau khi đọc xong phần này Anh Chị sẽ biết vì sao không thể nhập khẩu tinh dầu chai nhôm tinh dầu loại 1 lít.

Phần 7: Các mô hình kinh doanh bán sỉ tinh dầu theo lít tại Việt Nam

Các mô hình kinh doanh tinh dầu tại Việt Nam. (xem tại đây) Sau khi đọc xong phần này: Anh Chị sẽ biết vì sao có tinh dầu đồng giá và 1 loại tinh dầu có nhiều giá.

Phần 9: Đâu là nhà nhập khẩu và bán sỉ buôn lít tinh dầu chính hiệu?

Đâu là nhà nhập khẩu và bán sỉ buôn lít tinh dầu chính hiệu? (xem tại đây) Sau khi đọc xong phần này: Anh Chị sẽ biết vì sao nhà nhập khẩu tinh dầu chính hiệu luôn bán hàng chất lượng và quy mô hàng hóa luôn nhiều.

Phần 10: Thông điệp bảo vệ sức khỏe của người sử dụng

 Thông điệp bảo vệ sức khỏe của người sử dụng của Công ty Tinh dầu Oil Care